The Power of i³ - Inform, Involve & Inspire (1)

 

Mỗi dự án sẽ bắt đầu bằng việc cả team ngồi làm chiến lược. Chúng mình sẽ chia các bên liên quan thành các nhóm nhỏ và chỉ rõ mức độ liên quan chặt chẽ của họ với sự kiện. Mỗi nhóm sẽ có lợi ích riêng, mức độ quan tâm riêng của họ đối với sự kiện và do đó mức độ liên quan của họ với sự kiện là khác nhau. Ví dụ: Ai là người có quyền lợi cao nhất và có quyền chỉ định cao nhất; Ai là thành phần tham gia lớn nhất và thường đòi hỏi lợi ích lớn nhất; Ai là những người đóng góp trực tiếp nhất cho sự kiện. 

Để sự kiện diễn ra, chúng mình cần đáp ứng mục tiêu đầu tiên I - INFORM - có nghĩa là cung cấp thông tin “đúng - đủ - kịp thời” cho mọi nhóm bên liên quan. Liên lạc yếu kém dù là nội bộ hay với bên ngoài đều dẫn đến rủi ro đổ vỡ sự kiện. Khi một khách hàng gửi email hoặc chat riêng với một thành viên trong nhóm, thành viên đó phải đảm bảo thông tin này được phổ biến tới tất cả các thành vên khác. Trước đây, một lần cô dâu bấm reply thay vì reply all về quyết định thay đổi team chụp ảnh, đã khiến cho cả hai đội chụp ảnh phải điêu đứng vì xuất hiện cùng lúc, sát giờ. Bạn planner đó đã không forward email đi. 

Photo by KT Marry

Chữ I thứ hai là INVOLVE. Với tâm niệm sự kiện là dành cho tất cả mọi người, chúng mình luôn lắng nghe và để chừa những khoảng trống để đối tác lấp đầy xuyên suốt quá trình làm sự kiện. Những phản hồi từ đối tác cho phép chúng mình nhìn thấy sự kiện nhiều lần, qua các lăng kính khác nhau, từ đó nhìn thấy những rủi ro và cơ hội mà nếu không nhìn từ một phía sẽ không thể nhìn thấy được. 

Mình nhớ lại khoảng thời gian làm việc cho huyền thoại Bertram van Munster khi ông san Việt Nam và ghi hình Cuộc đua kỳ thú mùa 22 năm 2013. Có một cảnh này khi tất cả các đội sẽ xông vào một nhà hát để tìm manh mối tiếp theo, đạo diễn hình ảnh và một số thành viên trong đoàn muốn thử một góc quay khác. Tất nhiên, Bertram thì đã có ý tưởng riêng cho khúc này (dù sao ông này cũng là cha đẻ của show và khi làm việc thì cực kì demanding!!!) Khi nghe đề xuất của đội quay, có thể thấy ngay Bertram không hoàn toàn đồng tình, hai người đã lớn tiếng ngay khi trình bày ý tưởng của mình. Nhận thấy thái độ của đạo diễn hình ảnh, Bertram yêu cầu tạm dừng việc set up trong vòng chính-xác 2 phút để họp kín với anh này. Sau đó hai người bắt tay nhau, đưa ra một phương án hài hoà cả hai luồng ý kiến (mặc dù cá nhân mình thấy phương án này vẫn nghiêng về ý tưởng của Bertram) và cả ekip ngay lập tức làm theo định hướng mới. Tất cả chỉ xảy ra chỉ trong vỏn vẹn 2-3 phút, nhưng mình tin rằng anh chàng kia và cả gần 100 con người trong rạp hát hôm đó đều cảm thấy được sức mạnh của sự lắng nghe.

Trong video này, wedding planner đang quay cảnh photographer diễn giải cách anh ấy sẽ bắt được First look của cô dâu và chú rể. Dù đã chụp ảnh cưới hay làm kịch bản đám cưới một trăm lẻ một lần thì chúng mình vẫn luôn tìm cách sáng tạo những khoảnh khắc mới lạ cho từng khách hàng. Đây chỉ là một trong hàng trăm cuộc gặp mặt làm việc của các bên liên quan trước khi đám cưới diễn ra, qua email, qua điện thoại, bằng cả hình thức online lẫn offlin. Chữ I thứ 2 - INVOLVE - khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến, quan điểm cá nhân, tương tác ý tưởng với nhau, khám phá nhiều cách làm mới. Việc này còn cho phép mọi người hiểu công việc của nhau để mà support nhau. Khi INVOLVE ai cũng có được cảm giác đồng sáng tạo, đồng trách nhiệm khi xây dựng chung một sự kiện. 

Một cây làm chẳng nên non

Ba cây chụm lại nên hòn núi cao

Tổ chức một sự kiện thành công phải bắt đầu với việc tin rằng một mình, một người không thể khiến cho sự kiện xảy ra.